Één van de grootste oorzaken van de toenemende werkdruk onder artsen in de administratieve last. En die administratietijd gaat ten koste van waardevolle tijd die we liever spenderen met onze patiënten. Om de administratielast te objectiveren en aanknopingspunten te vinden om deze aan te pakken, voerden we op 8 & 10 oktober een flashmobstudie uit. Tijdens deze twee dagen werden internisten en arts-assistenten tijdens hun normale werkzaamheden gevolgd door medisch studenten en werden hun activiteiten bijgehouden in een daarvoor speciaal ontworpen webapp. Ieder moment van de werkdag werd geregistreerd en gecategoriseerd als zijnde administratief (registratie en orders, logistiek overleg en documentatie) of als niet-administratief (patiëntcontact, inhoudelijk overleg met collega’s, inhoudelijke voorbereiding/verdieping en onderwijs). De metingen werden verricht op de polikliniek, spoedeisende hulp en op de opnameafdeling Interne Geneeskunde. Hieronder onze belangrijkste bevindingen:
- Ruim 40% van de werktijd gaat op aan administratie, meer dan twee keer zo veel als aan patiëntencontact (19,6%)
- Gemiddeld spendeerden de deelnemers meer dan een uur (!) per dag aan administratie in hun eigen tijd
- Poliklinisch werken biedt meer patiëntcontact, maar vergroot ook de administratielast in eigen tijd
- Ongeveer de helft van de werkdag (maar waarschijnlijk meer) wordt achter een scherm gespendeerd
- Er was geen noemenswaardig verschil tussen academische en perifere ziekenhuizen of EPD systemen
Verdeling van de werktijd, gemiddeld over alle geschaduwde artsen. Onder administratie totaal (rood) valt: registratie en orders, logistiek overleg, documentatie en gerapporteerde administratie buiten werktijd.
Daarnaast werd aan alle deelnemende artsen gevraagd welke administratieve taken volgens hen niet in het takenpakket van een arts thuishoren en welke volledig afgeschaft zou moeten worden. Taken waarvan de artsen vinden dat die niet bij hen thuishoren, zijn vaak gerelateerd aan financiële verantwoording van medisch handelen en taken die geautomatiseerd zouden kunnen worden, of zaken die dubbel geregistreerd moeten worden. Het plaatsen van orders voor aanvullend onderzoek werd 24 keer genoemd, gevolgd door financiële registratie (23 keer) en het verzamelen van alle benodigde informatie voor een consult, zoals voorgeschiedenis, en medicijngebruik (17 keer). Als taken die helemaal afgeschaft mogen worden werden artsenverklaringen (25 keer), financiële registratie (12 keer) en te veel en handmatige brieven schrijven (9 keer) genoemd.
Het feit dat artsen meer dan 2x zoveel tijd besteden aan administratieve taken als aan patiëntencontact laat zien dat regeldruk ten koste gaat van tijd die gespendeerd kan worden aan directe patiëntenzorg en – contact. Daar waar meer tijd werd besteed aan patiëntencontact, bracht dit extra administratieve lasten met zich mee buiten werktijd. Als artsen meer dan 40% van hun werktijd – waarvan meer dan een uur per dag in eigen tijd – kwijt zijn aan administratie, dan is dat niet alleen een verspilling van expertise. Het heeft ook directe invloed op het werkplezier en daarmee de duurzame inzetbaarheid. Een groot deel van de arts-assistenten en medisch specialisten heeft eerder aangegeven niet tevreden te zijn met de huidige werk-privébalans. Juist in het kader van een dreigend personeelstekort – en de gevolgen hiervan voor de toegankelijkheid van zorg – is dit een belangrijk aandachtspunt en daarnaast een belangrijke beïnvloedbare factor.
Als wetenschappelijke vereniging kijken we uiteraard kritisch naar onze eigen rol in het veroorzaken van administratielast. Daarnaast roepen we onze leden op te doen wat binnen hun eigen cirkel van invloed ligt. Deze flashmobstudie en recente bijeenkomsten over dit onderwerp laten zien dat er genoeg goede ideeën onder zorgprofessionals zijn om de regeldruk te verminderen. Zij moeten hierin echter gefaciliteerd worden en daarvoor is samenwerking met overheid, zorgverzekeraars en IT-leveranciers essentieel. Dus ruimte geven aan experimenten, onnodige bureaucratische drempels wegnemen en ondersteuning bieden bij het implementeren van succesvolle initiatieven.
We willen alle artsen en studenten van de 24 ziekenhuizen die hebben meegedaan van harte bedanken voor hun bijdrage aan deze studie.
